DSGVO Grundlagen
DSGVO für Freelancer und Selbstständige — was ist wirklich Pflicht?
Als Freelancer bist du selbst Verantwortlicher nach DSGVO — auch ohne Angestellte. Welche Pflichten du hast, was du sofort tun solltest, und was du dir sparen kannst.
Artikel-Info
Die kurze Antwort
Ja, auch Freelancer und Soloselbstständige unterliegen der DSGVO — sobald sie personenbezogene Daten von Dritten (Kunden, Interessenten) verarbeiten. Das gilt ab dem ersten Angebots-E-Mail.
Die gute Nachricht: Als Einzelperson ohne Angestellte entfällt ein Teil der Pflichten. Aber der Kern bleibt.
Was Freelancer definitiv brauchen
1. Datenschutzerklärung auf der Website
Pflicht ab dem ersten Tag. Inhalt: Welche Daten, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage. Kontaktformulare, Analytics, Newsletter — alles muss transparent erklärt sein.
2. Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit Tools
Jedes Tool das du für Kundendaten nutzt, benötigt einen AVV:
- E-Mail: Google Workspace, Outlook/Microsoft 365, Fastmail
- Projektmanagement: Notion, Asana, ClickUp, Trello
- Buchhaltung: Lexoffice, Billomat, FastBill, DATEV
- Kommunikation: Slack, Zoom, Microsoft Teams
- Dateiablage: Google Drive, Dropbox, OneDrive
- Newsletter: Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign
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3. Verarbeitungsverzeichnis (VVT) nach Art. 30 DSGVO
Auch Selbstständige müssen ein VVT führen — die Ausnahme für Unternehmen unter 250 Mitarbeitern gilt nicht pauschal. Sie gilt nur, wenn die Verarbeitung kein Risiko für Betroffene darstellt. Praktisch: Führe es einfach, dann bist du auf der sicheren Seite.
4. Betroffenenrechte ermöglichen
Kunden können jederzeit Auskunft, Löschung oder Berichtigung ihrer Daten verlangen. Du musst innerhalb von einem Monat antworten. Tipp: Speichere Daten nur so lange wie nötig.
Was Freelancer NICHT brauchen
Datenschutzbeauftragter: Erst Pflicht ab 20 Mitarbeitern, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten (seit 2020: 20 statt 10). Als Solo-Freelancer: nicht nötig.
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Nur bei hochriskanter Verarbeitung (z.B. medizinische Daten, biometrische Erkennung, systematische Überwachung). Für normale Freelancer irrelevant.
Aufzeichnung von Verarbeitungen in Subunternehmen: Nur relevant wenn du selbst Auftragsverarbeiter bist (z.B. als Datenschutzberater, der für andere Firmen tätig wird).
Die 5 häufigsten DSGVO-Fehler von Freelancern
Fehler 1: Kein AVV mit dem E-Mail-Anbieter
Du bearbeitest Kunden-E-Mails über Gmail oder Outlook. Beide verarbeiten personenbezogene Daten für dich. Ohne AVV: Verstoß.
Fehler 2: Google Analytics ohne Datenschutzerklärung
Jeder Website-Besucher wird getrackt. Kein Tracking ohne Disclosure — oder DSGVO-konformes Analytics ohne Consent nutzen (z.B. Plausible).
Fehler 3: Kein Impressum und keine Datenschutzerklärung auf der Website
Pflicht für jede geschäftliche Website, auch Freelancer-Portfolios.
Fehler 4: Kundendaten unbegrenzt lang aufbewahren
Nach Abschluss eines Projekts dürfen Kontaktdaten nicht für immer gespeichert bleiben. Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht: 6–10 Jahre für Rechnungen, aber nicht für alle Daten.
Fehler 5: Tools ohne Prüfung nutzen
Neues Projektmanagement-Tool eingeführt? Erstmal prüfen: Wo liegen die Server? Gibt es eine DPA? Gehört der Anbieter zu einem US-Konzern?
Konkrete Checkliste für Freelancer
Was kostet ein DSGVO-Verstoß als Freelancer?
Die Aufsichtsbehörden haben die Verhältnismäßigkeit im Blick — ein Soloselbstständiger wird anders behandelt als ein Konzern. Typische Bußgelder für kleine Verstöße: 1.000–10.000 €.
Aber: Der Reputationsschaden kann größer sein als das Bußgeld. Kunden die wissen dass du DSGVO-konform arbeitest, vertrauen dir mehr — besonders B2B.
Fazit
DSGVO als Freelancer ist kein Monster. Die drei wichtigsten Schritte: Datenschutzerklärung, AVVs mit Tools abschließen, VVT anlegen. Mit Compliflow erledigst du AVV und VVT kostenlos in 15 Minuten.